Over the past two weeks, secondary school teachers (grades 6-12) have been recording contacts with students and families each week through distance learning in  Synergy, our student management system. Teachers recognize a “contact” with students and families by a variety of measures (see examples below) and report the absence of contact on Fridays. The reports generated from this process are then used by school staff to reach out to students and families who are struggling with making regular contact during distance learning. 

As a parent or guardian, you have access to your student’s Synergy attendance reports as well.  This access provides you with a way to check on your student’s contact with their teachers. Only students who are not making contact have documented weekly attendance marks in Synergy. These attendance marks are uploaded weekly on Fridays. You will not see daily attendance marks on Monday -Thursday regardless of participation.

Similarly at the elementary level, teachers have been recording contacts with students and families each week through distance learning in spreadsheets, and recognize a “contact” the same ways (see examples below).

Goal of attendance tracking

We are tracking student contact in distance learning to ensure that every NSD student has access to the digital tools necessary to learn effectively. While we have distributed over 2000 chromebooks to families so far, additional followup is necessary. We are using weekly attendance data to track the number of students/parents who are successfully contacting teachers. Students/families who are not successfully contacting teachers will receive additional support from our staff. This attendance data is not used for state reporting. It will not be used as part of the student’s attendance rate on report cards. It is simply a way for us to track students/families who need additional resources and support during this unprecedented national emergency. 

Weekly contact

Instead of daily attendance, we are gathering contact data weekly and reporting it on Fridays. Parents and students are contacted the following week by staff to offer assistance and support in accessing digital material and teacher resources. 

Definition of contact

• Turning in weekly assignments
• Participating in a virtual class meeting
• Responding to a staff generated email (student or parent)
• Talking directly via phone (student or parent) or having text contact via SMS or Google Voice. 
• Any other contact with students/families that can be documented

Use of UT

We are using UT (unexcused tardy) in Synergy to avoid any confusion about student attendance records at the state level when we make our reports. Districts in Oregon report student attendance daily when we are in session. These reports are then submitted to the Oregon Department of Education to align our school funding with actual student daily attendance. In the current distance learning environment, these daily attendance reports are not compiled and submitted. As a district, we need to make sure that any attendance records after March 13, 2020 to the end of the school year (June 10, 2020) are accurate and reflect our school closure status. The UT mark does not show up in our state attendance reporting, so we have chosen to use it internally to designate students who have not made contact with teachers on a weekly basis. It is a way for us to document student participation in online learning without impacting the district attendance data reported to the state. 

As always, please reach out to your school if you have questions or concerns about this attendance process. 

_______________________________

Seguimiento con la Asistencia y Contacto con los Estudiantes

Durante las últimas dos semanas, los maestros de los grados del nivel secundario (grados 6 al 12) han estado registrando los contactos con estudiantes y familias cada semana a través de Educación a Distancia en Synergy, nuestro sistema de administración de estudiantes. Los maestros pueden reconocer que tuvieron "contacto" con los estudiantes y las familias por una variedad de medidas (ver ejemplos más adelante) y reportan la ausencia de contacto cada viernes. Los reportes generados a partir de este proceso son luego utilizados por el personal de la escuela para comunicarse con los estudiantes y las familias que tienen dificultades para establecer contactos regulares durante el aprendizaje a distancia.

Como padre o tutor, usted también tiene acceso a los reportes de asistencia de su hijo(a) en Synergy. Este acceso le ofrece una forma de verificar el contacto de su estudiante con sus maestros. Solo los estudiantes que no están haciendo contacto tienen marcas de asistencia documentadas semanalmente en Synergy. Estas marcas de asistencia se documentan el viernes de cada semana. Usted no verá marcas de asistencia diaria de lunes a jueves, independientemente de la participación.

De manera similar a nivel primaria, los maestros han estado registrando contactos con estudiantes y familias cada semana a través del aprendizaje a distancia en hojas de cálculo (spreadsheets), y reconocen un "contacto" de la misma manera (ver ejemplos a continuación).

Objetivo del Seguimiento a la Asistencia

Estamos dando seguimiento al contacto con los estudiantes en el aprendizaje a distancia para garantizar que cada estudiante del Distrito Escolar de Newberg tenga acceso a las herramientas digitales necesarias para aprender de manera efectiva. Si bien hasta ahora hemos distribuido más de 2000 chromebooks a las familias, es necesario un seguimiento adicional. Estamos utilizando datos de asistencia semanal para dar un seguimiento a la cantidad de estudiantes y padres que contactan exitosamente a los maestros. Los estudiantes y familias que no se contactan con éxito con los maestros recibirán apoyo adicional de nuestro personal. Estos datos de asistencia no se utilizan para reportes estatales. No se utilizará como parte del porcentaje de asistencia del estudiante en las boletas de calificaciones. Es simplemente una forma de identificar a los estudiantes y familias que necesitan recursos y apoyo adicionales durante esta emergencia nacional sin precedentes.

Contacto Semanal

En lugar de asistencia diaria, estamos recopilando datos de contacto semanalmente y reportándolo cada viernes. Los padres y los estudiantes son contactados a la semana siguiente por el personal para ofrecerles asistencia y apoyo para tener acceso a los materiales y recursos digitales de los maestros.

Definición de “contacto"

●   Entrega de tareas semanales

●   Participando en una reunión virtual de la clase 

●   Responder a un correo electrónico generado por el personal (estudiante o padre)

●   Hablar directamente por teléfono (estudiante o padre) o tener contacto de texto por SMS o Google Voice.

●    Cualquier otro contacto con estudiantes / familias que pueda documentarse.

Uso de Retardo Injustificado (Unexcused Tardy - UT)

Estamos utilizando UT (retardo injustificado) en Synergy para evitar cualquier confusión sobre los registros de asistencia de los estudiantes a nivel estatal cuando hacemos nuestros reportes. Los distritos en Oregon reportan la asistencia de los estudiantes diariamente cuando las escuelas están en sesión. Estos reportes luego se envían al Departamento de Educación de Oregon para alinear los fondos de nuestra escuela con la asistencia diaria real de los estudiantes. En el entorno actual de aprendizaje a distancia, estos reportes de asistencia diaria no se compilan ni se envían. Como distrito, debemos asegurarnos de que los registros de asistencia después del 13 de marzo de 2020 y hasta el final del año escolar (10 de junio de 2020) sean precisos y reflejen el estatus del cierre de nuestras escuelas. La marca UT no aparece en nuestro reporte de asistencia estatal, por lo que hemos optado por usarla internamente para designar a los estudiantes que no se han puesto en contacto con los maestros semanalmente. Es una forma de documentar la participación de los estudiantes en el aprendizaje en línea sin afectar los datos de asistencia del distrito reportados al estado.

Como siempre, comuníquese con su escuela si tiene preguntas o inquietudes sobre este proceso de asistencia.