Construction Bond Update/Actualización sobre los Bonos de Construcción

Newberg Public Schools are considering a Construction Bond to update critical school building systems, improve learning environments, prioritize safety and security, and address the needs of our growing community. This fall, the Newberg School Board of Directors asked a wide variety of community members to be a part of our Bond Development Committee.  Our goal was to combine the collective experience of committee members with the expertise of school construction experts to build a package that meets the community's needs. So far we have met four times this fall. Thank you to all of the members who have given time and excellent input in this process! 

We want to take some time to communicate with our whole community about the process so far and what is ahead.

First, a short summary:

We are refining a proposed Bond package of about $140 million to address key facility needs across the district. We face difficult decisions of not including important and needed projects in order to create a bond package proposal that addresses our most important needs while remaining fiscally prudent in our ask of voters. Sensitivity to tax increases has been a key component of community feedback.  

The Bond Development Committee has identified the following projects as the highest priorities (others are still being evaluated and may be added): 

• Safety and security projects: 
  • Improve resiliency/install backup generators for all schools
  • Construct security vestibules at every school
  • Make needed accessibility and Special Education renovations at several schools
• Improving the learning environment:
  • Renovate or construct facilities for Career Technical Education (CTE) at both secondary and elementary levels
  • Upgrade educational facilities with flexible learning spaces at every school 
• Upgrades and updates to buildings:
  • Replace Dundee Elementary School, one of our oldest facilities with structural issues and safety concerns being right next to Highway 99W
  • Replace the cafeteria building and expand classrooms at Edwards Elementary School
  • Address critical maintenance repairs at all schools

BRIC Architecture, our consultants for our Bond package development process, will continue work on cost estimates and construction options to help refine the proposed bond package. Public input will be gathered after the first of the year.

The School Board will evaluate the Bond Development Committee’s recommendations and input from the public, and make a final decision in February or March on the size and the scope of the bond to be placed on the ballot.

For those interested, here is a more detailed review:

What has happened so far?

In September, the Bond Development Committee reviewed the Long Range Facilities Plan (LRFP) which was created in 2018. BRIC Architecture led the Committee through a visioning exercise to develop guiding principles to shape and prioritize what projects would go in the bond. In October, the Committee brainstormed projects that were not present in the LRFP, adding a wide range of ideas. BRIC created rough cost estimates for all of those projects before the November meeting. In addition, a poll asked 400 likely voters about various projects and their willingness to support several different potential tax levels.

During November’s meeting, a first attempt was made at prioritizing projects. We know that while every possible improvement would be the ideal outcome, we must make difficult decisions to create a Bond package voters will support. We divided the committee into groups. We chose $135 million for this exercise because it was a number large enough to accomplish critical improvements to our facilities while remaining sensitive to the tax increase we will be asking of our community to fund these projects. We asked each group to develop a first tier of the most essential projects and then a second tier of projects to fit within an additional $15 million, for a total package of $150 million in construction spending.

At least three of the five groups included the following projects in tier 1 (click here for more details):

• Replace Dundee Elementary School (one of the oldest schools in the district, with structural issues and design constraints that inhibit today’s learning, and safety concerns located immediately next to Highway 99W)
• Replace the cafeteria building and expand classrooms at Edwards Elementary School
• Improve facilities for Career Technical Education (CTE) at both secondary and elementary levels
• Address critical maintenance repairs at all schools
• Expand Catalyst (the District’s alternative high school)
• Renovate science labs at Newberg High School
• Upgrade educational facilities with flexible learning spaces at every school
• Construct covered play areas/PE space at middle schools and elementary schools
• Make accessibility and Special Education renovations at needed schools 
• Improve resiliency/install backup generators for all schools
• Construct security vestibules at every school

After reviewing every group’s proposal, the committee then voted on which group’s package was preferred. 8 of the 22 people present voted for a $137 million package that included some of the second tier projects (eg. technology upgrades, replacing NHS greenhouse, athletic fields and kitchen upgrades).

BRIC then refined cost estimates, and combined some of the projects at Edwards for clarity. In addition, deeper analysis of the community survey data and revised estimates from Piper Jaffrey about bond structure indicate a maximum goal of $140 million. When contingency is built in, as well as bond costs, that leaves $128 million available for construction.

Before the December meeting, BRIC worked with the District office staff to analyze the committee’s support for various projects, leading to a proposed first draft of a Core Bond Package. Because of the revised estimate of $128 million, $7 million to $9 million needed to be cut from the projects created by the groups at the previous meeting to ensure the District meets what polling data shows is the level of financial support the community will vote for. The proposed Core Bond Package included:

• Dundee Elementary School replacement with a new 350-student building
• Edwards Elementary School expansion, cafeteria replacement, and modernization
• Safety and security upgrades District-wide
• Construction of covered play structures at 4 Elementary Schools and both Middle Schools
• CTE/STEAM Improvements at Newberg High School (including a new greenhouse classroom), and at Middle and Elementary Schools
• Critical maintenance repairs across the District
• Catalyst expansion
• Improve resiliency/install backup generators for all schools
• Upgrade educational facilities with flexible learning spaces at every school 
• Renovate science labs at Newberg High School
• Make accessibility and Special Education renovations at needed schools
• Technology upgrades

These items were chosen because they were listed in the first tier by most of the groups in the Bond Development Committee exercise, and/or had stronger support in polling data (click here for more details), and/or were identified as necessary by the district office (such as technology upgrades for the servers that run many systems in our district).

In the December meeting, the Bond Development Committee also reviewed and discussed potential tier 2 items that would be taken into consideration if funding allows. Some members voiced strong support for various items, even asking whether they should be included in the Core Bond package. The Committee then voted, with the following results:

• PE facilities improvements at NHS – 27
• Health clinic access at NHS – 21 
• District office at Edwards – 13 
• Edwards drop-off/pick-up lanes reconfiguration – 13
• New synthetic turf fields at NHS – 5
• New synthetic turf field at MVMS – 3
• New synthetic turf field at CVMS – 3
• Kitchen upgrades – 1
• Facilities improvements at one MS – 1
• Replacement of existing turf field at NHS – 0 (N/A)

What happens moving forward?

1. Newberg High Gym: Given the strong interest in improving locker facilities and upgrading the Newberg High School gym, BRIC Architecture is hiring a company to do a seismic analysis of the gym. This will enable more accurate cost estimates, as well as give data needed to possibly create a lower cost option that could bring valuable improvements for PE and athletics.
2. High School Turf: The District has already reserved funds received from the Construction Excise Tax for future replacement of the current synthetic turf field at the high school. Our maintenance of that field has extended its useable life, and we will have the funds to replace it when necessary without including it in the bond.
3. Finalizing the Bond Proposal: There are difficult choices to make. All of these needs are critical ones that would improve the educational experience of students and partner well with our Newberg-Dundee community. We need to be fiscally responsible and do the hard work of living within the constraints of community funding support, and ensure passage of a bond to make these necessary improvements. 
4. Opportunity for Feedback: After the January Bond Development Committee meeting, a refined Core Bond package will be developed. Then, there will be opportunities for the public to give feedback. Finally, the School Board will make the final decision on the size and scope of the bond to be placed on the ballot. They will consider the input of the Bond Development Committee and the feedback from the public sessions.

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Las Escuelas Públicas de Newberg están considerando un Bono de Construcción para actualizar los sistemas críticos de los edificios escolares, mejorar los entornos de aprendizaje, dar prioridad a la seguridad y atender las necesidades de nuestra creciente comunidad. Este otoño, la Junta Directiva de las Escuelas de Newberg solicitó a una amplia variedad de miembros de la comunidad que formaran parte de nuestro Comité de Desarrollo del Bono – Bond Development Committee. Nuestro objetivo era combinar la experiencia colectiva de los miembros del comité con la experiencia de los expertos en construcción de escuelas para crear un paquete que satisfaga las necesidades de la comunidad. Hasta ahora nos hemos reunido cuatro veces este otoño. ¡Gracias a todos los miembros que han brindado su tiempo y excelente aporte en este proceso!

Queremos tomar un momento para comunicar a toda nuestra comunidad sobre el proceso hasta la fecha y lo que está por venir.

Primero, un breve resumen:

Estamos refinando un paquete de bonos propuesto de aproximadamente $140 millones para resolver las necesidades clave de las instalaciones en todo el distrito. Nos enfrentamos a decisiones difíciles de no incluir proyectos importantes y necesarios con el fin de crear una propuesta de paquete de bonos que resuelva nuestras necesidades más importantes sin dejar de ser fiscalmente prudentes en nuestra solicitud a los votantes. La sensibilidad a los aumentos de impuestos ha sido un componente clave de la retroalimentación de la comunidad.

El Comité de Desarrollo de Bonos ha identificado los siguientes proyectos como los que tienen la más alta prioridad (otros aún están siendo evaluados y pueden ser agregados): 

   Proyectos de Seguridad: 

• Mejorar resistencia de los edificios/instalar generadores de respaldo para todas las escuelas
• Construir vestíbulos con la seguridad requerida en cada escuela
• Tener la accesibilidad necesaria y las renovaciones para Educación Especial en varias escuelas

   Mejora del entorno de aprendizaje:

• Renovar o construir instalaciones para Educación Técnica Profesional (CTE) en los niveles secundario y primario.
• Mejora las instalaciones educativas con espacios de aprendizaje flexibles en cada escuela

   Mejoras y actualizaciones de edificios:

• Reemplazar la Escuela Primaria Dundee, una de nuestras instalaciones más antiguas con problemas estructurales y preocupaciones de seguridad, justo al lado de la autopista 99W
• Reemplazar el edificio de la cafetería y expandir los salones en la Escuela Primaria Edwards.
• Llevar a cabo reparaciones críticas de mantenimiento en todas las escuelas.

El despacho de arquitectos BRIC Architecture, nuestros consultores para nuestro proceso de desarrollo del paquete del Bono, continuará trabajando en las estimaciones de costos y las opciones de construcción para ayudar a refinar el paquete de Bono propuesto. La información del público se recopilará después del primer día del año.

La Junta Escolar evaluará las recomendaciones del Comité de Desarrollo de Bonos y el aporte del público, y tomará una decisión final en los meses de febrero o marzo sobre el tamaño y el alcance del Bono que será colocado en la boleta electoral.

Para aquellos interesados, aquí hay una revisión más detallada:

¿Qué ha sucedido hasta ahora?

En septiembre, el Comité de Desarrollo del Bono (financiamiento de proyectos de construcción en el distrito) revisó el Plan de Instalaciones Escolares de Largo Alcance – Long Range Facilities Plan (LRFP) que se creó en el 2018. La firma de arquitectos BRIC Architecture dirigió al Comité a través de un ejercicio para la visión y desarrollo de los principios que regirán para dar forma y prioridad a los proyectos que irían en el bono. En octubre, el Comité creó una lluvia de ideas de los proyectos que no estaban incluidos en el LRFP, agregando una amplia gama de ideas. BRIC creó estimaciones aproximadas de los costos para todos esos proyectos antes de la reunión de noviembre. Además, a través de una encuesta se preguntó a 400 votantes sobre varios proyectos y su disposición para apoyar varios diferentes niveles de impuestos potenciales.

Durante la reunión de noviembre, se hizo un primer intento para empezar a dar prioridad a proyectos. Aunque sabemos que hacer posible cada una de las mejoras sería el resultado ideal, se deberán tomar decisiones difíciles para crear un paquete de Bonos que los votantes apoyarán. Dividimos el comité en grupos. Elegimos $135 millones para este ejercicio porque era un número lo suficientemente grande como para lograr mejoras críticas en nuestras instalaciones sin dejar de ser sensibles al aumento de impuestos que le pediremos a nuestra comunidad para financiar estos proyectos. Le pedimos a cada grupo que desarrollara un primer nivel de proyectos más esenciales y luego un segundo nivel de proyectos de un menor costo que no sobrepasara los $15 millones adicionales, para un paquete total de $150 millones en gastos de construcción.

Al menos tres de los cinco grupos incluyeron los siguientes proyectos en el nivel 1 (haga clic aquí para obtener más detalles):

• Reemplazar la Escuela Primaria Dundee (una de las escuelas más antiguas del distrito, con problemas estructurales y restricciones en el diseño que impiden el aprendizaje moderno y preocupaciones de seguridad ubicadas inmediatamente al lado de la autopista 99W)
• Reemplazar el edificio de la cafetería y expandir las aulas en la Escuela Primaria Edwards
• Mejorar las instalaciones para la Educación Técnica Profesional (CTE) en los niveles secundario y primario.
•  Llevar a cabo reparaciones críticas de mantenimiento en todas las escuelas.
• Expandir Catalyst (la escuela de educación secundaria alternativa del distrito)
• Renovar laboratorios de ciencias en la preparatoria (Newberg High School).
• Mejorar las instalaciones educativas con espacios de aprendizaje flexibles en cada escuela.
• Construir áreas cubiertas de juego/espacio de educación física en las escuelas secundarias y primarias
• Tener accesibilidad y renovaciones de educación especial en las escuelas con estas necesidades.
• Mejorar la resistencia de los edificios en caso de desastres naturales/instalar generadores de respaldo para todas las escuelas
• Construir vestíbulos con la seguridad requerida en cada escuela.

Después de revisar la propuesta de cada grupo, el comité votó qué paquete de grupo era el preferido. 8 de las 22 personas presentes votaron por un paquete de $137 millones que incluía algunos de los proyectos del segundo nivel (por ejemplo, actualizaciones de tecnología, reemplazo del invernadero de la preparatoria (NHS), campos deportivos y mejoras a la cocina de la escuela).

BRIC luego refinó las estimaciones de costos y combinó algunos de los proyectos en Edwards para mayor claridad. Además, un análisis más profundo de los datos de la encuesta comunitaria y las estimaciones revisadas de Piper Jaffrey sobre la estructura de los bonos indican una meta máxima de $140 millones. Una vez que se incluye la contingencia, así como los costos de los bonos, eso deja $128 millones disponibles para la construcción.

Antes de la reunión de diciembre, BRIC trabajó con el personal de la oficina del Distrito para analizar el apoyo del comité a varios proyectos, lo que condujo a un primer borrador propuesto de un Paquete Básico del Bono. Debido a la estimación revisada de $128 millones, se necesitaban recortar de $7 a $9 millones de los proyectos que fueron creados por los grupos en la reunión anterior, para garantizar que el Distrito cumpla con lo que los datos de las encuestas muestran es el nivel de apoyo financiero por el que votará la comunidad. El Paquete Básico del Bono que fue propuesto incluía:

• Reemplazo de la Escuela Primaria Dundee con un nuevo edificio para 350 estudiantes.
• Ampliación de la escuela primaria Edwards, reemplazo de la cafetería, y modernización.
• Actualización en la seguridad en todo el distrito.
• Construcción de estructuras de juego cubiertas en 4 de las escuelas primarias y ambas escuelas secundarias.
• Mejoras de CTE/STEAM en la preparatoria (NHS) (incluyendo un nuevo salón de clases para el invernadero), y en las escuelas secundarias y primarias
• Reparaciones críticas de mantenimiento en todo el distrito.
• Expansión de la escuela preparatoria alternativa Catalyst
• Mejorar resistencia/instalación de generadores de respaldo para todas las escuelas
• Mejorar las instalaciones educativas con espacios de aprendizaje flexibles en cada escuela.
• Renovar laboratorios de ciencias en la preparatoria (NHS)
• Crear accesibilidad y renovaciones de Educación Especial en las escuelas que lo necesitan.
• Actualizaciones en la tecnología

Estas opciones fueron elegidas porque se enumeran en el primer nivel de proyectos por la mayoría de los grupos en el ejercicio del Comité de Desarrollo del Bono, y/o tenían un mayor apoyo en datos de encuestas (clic aquí para más detalles), y/o fueron identificadas como necesarias por la oficina de distrito (como actualizaciones de tecnología para los servidores (servers) que administran muchos de los sistemas en nuestro distrito).

En la reunión de diciembre, el Comité de Desarrollo de Bonos también revisó y discutió posibles elementos del nivel 2 que se tendrían en cuenta si los fondos lo permiten. Algunos miembros expresaron un fuerte apoyo a varios de estos elementos, incluso preguntando si deberían incluirse en el Paquete Básico del Bono. Luego de lo cual, el Comité votó con los siguientes resultados:

• Mejoras en las instalaciones de educación física en el NHS - 27
• Acceso a la clínica de salud en el NHS - 21
• Oficina del distrito escolar en Edwards - 13
• Reconfiguración de carriles de para entregar/recoger estudiantes de Edwards - 13
• Nuevos campos de césped sintético en NHS - 5
• Nuevo campo de césped sintético en MVMS - 3
• Nuevo campo de césped sintético en CVMS - 3
• Mejoras de la cocina de la escuela- 1
• Mejoras en las instalaciones en una de las secundarias - 1
• Reemplazo del campo de césped existente en la preparatoria (NHS) - 0 (N / A)

¿Qué sucede al avanzar en los planes?

1.   Gimnasio de la Preparatoria de Newberg (NHS): dado el gran interés en mejorar las instalaciones de los casilleros y mejorar el gimnasio de la preparatoria, BRIC Architecture está contratando a una empresa para que realice un análisis sísmico del gimnasio. Esto permitirá estimaciones de costos más precisas, así como también brindará los datos necesarios para posiblemente crear una opción de menor costo que podría traer valiosas mejoras para educación física y atletismo.

2.   Césped Sintético de la Preparatoria de Newberg (NHS): El Distrito ya ha reservado los fondos recibidos del Impuesto al Consumo de Construcción (Construction Excise Tax) para el futuro reemplazo del campo de césped sintético (synthetic turf) actual en la escuela preparatoria. El cuidadoso mantenimiento de ese campo ha extendido su vida útil, y tendremos los fondos para reemplazarlo cuando sea necesario sin tener que incluirlo en el bono.

3.   Finalización de la propuesta del Bono: hay que tomar decisiones difíciles. Todas estas necesidades son críticas las cuales mejorarían la experiencia educativa de los estudiantes y se asociarían bien con nuestra comunidad de Newberg-Dundee. Necesitamos ser fiscalmente responsables y hacer el arduo trabajo de vivir dentro de las limitaciones del apoyo financiero de la comunidad, y asegurar la aprobación de un bono para realizar estas mejoras necesarias.

4.   Oportunidad de retroalimentación: Después de la reunión del Comité de Desarrollo del Bono del mes de enero, se desarrollará un paquete refinado del Bono. Entonces, habrá oportunidades para que el público dé su opinión. Finalmente, la Junta Directiva Escolar tomará la decisión final sobre el tamaño y el alcance del bono que se colocará en la boleta de votación. Considerarán los aportes del Comité de Desarrollo del Bono y los comentarios aportados durante las sesiones públicas.